Comment rédiger un résumé de réunion qui soit lu (et qui incite à l'action) ?

Les réunions ne sont pas bon marché.
Elles prennent du temps, de l'attention et déconcentrent les gens. S'il n'y a pas de résultat clair à la fin de la réunion, quel en était l'intérêt ?

Un résumé de réunion bien conçu est l'un des outils de productivité les plus sous-estimés dans toute organisation. Il permet de savoir ce qui s'est passé, qui fait quoi et quelles décisions ont été prises, sans que personne n'ait à revoir un appel de 45 minutes ou à parcourir Slack pour deviner ce qui va suivre.

Ne nous voilons pas la face. Personne n'a envie de fouiller dans des diapositives pour savoir quel était le point d'action.

Dans ce guide, vous apprendrez à rédiger des résumés de réunion qui soient réellement utiles.
Nous verrons des exemples, des modèles, des formats d'e-mail et les meilleures pratiques en matière de structure, ainsi que la manière dont gojiberry peut automatiser l'ensemble du processus pour vous.

Qu'est-ce qu'un résumé de réunion ?

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Un résumé de réunion est un court document ou message qui souligne les points clés d'une réunion : les décisions, les prochaines étapes et les actions à entreprendre.
Il ne s'agit pas de récapituler chaque phrase. Il s'agit d'être clair, rapidement.

Il aligne les équipes sans nécessiter d'appel de suivi
Il aide les personnes qui ont manqué la réunion à se tenir au courant
Il permet de s'assurer que personne ne dit "Attendez... qui était censé faire cela ?"

Contrairement aux comptes rendus de réunions, un bon résumé est rapide à lire, ciblé et rédigé pour l'action.

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Quand envoyer un résumé de réunion ?

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Les résumés de réunion ne sont pas réservés aux salles de réunion. Ils sont utiles dans presque tous les contextes, en particulier lorsque les équipes sont éloignées ou se déplacent rapidement.

Après la synchronisation de l'équipe interne pour saisir les progrès et assigner les suivis
Après les réunions avec les clients pour récapituler les points de discussion et confirmer les prochaines étapes
Après les vérifications du projet pour suivre les bloqueurs, les décisions et les étapes
Après les réunions interfonctionnelles où les responsabilités s'étendent à plusieurs équipes
Chaque fois que quelqu'un sur l'appel peut manquer des détails ou oublier ce qui a été convenu.

En bref, si une décision a été prise et que quelqu'un doit faire quelque chose, envoyez un résumé.

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La différence entre l'ordre du jour, le procès-verbal et le résumé

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Ces trois documents fonctionnent ensemble mais ont des objectifs différents.

L'ordre du jour établit la structure de la réunion. Il définit ce dont vous allez parler et pourquoi
Le procès-verbal est un compte rendu détaillé, utile dans un cadre juridique ou exécutif
Le résumé est ce dont la plupart des gens ont besoin : une récapitulation rapide et exploitable de ce qui a été décidé et de ce qui doit se passer ensuite.

Vous n'avez pas besoin de ces trois outils à chaque fois. Mais vous devez savoir quel outil utiliser à quel moment.

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Comment rédiger un résumé de réunion (étape par étape)

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Voici un processus simple en 5 étapes que vous pouvez suivre, que vous fassiez un compte rendu d'un stand-up de 15 minutes ou d'une session de stratégie de 2 heures.

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Étape 1 : Prendre des notes pendant la réunion

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Vous n'avez pas besoin de saisir chaque mot
Concentrez-vous sur les décisions clés, les blocages, les idées et les suivis
Utilisez des notes structurées comme des en-têtes, des lignes courtes et les initiales de qui a dit quoi.

Si vous utilisez gojiberry, il s'en chargera automatiquement en capturant, transcrivant et structurant chaque réunion.

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Etape 2 : Sortir les actions à entreprendre

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Une fois l'appel terminé, parcourez vos notes
Qu'est-ce qui doit se passer ensuite ? Qui est responsable ? Dans quel délai ?
C'est la partie qui intéresse le plus les gens, alors soyez très clair.

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Étape 3 : Choisir le bon format

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Votre format dépend de votre public

La synchronisation interne peut ne nécessiter qu'un message rapide sur Slack
La réunion des clients mérite un récapitulatif par e-mail
La revue du conseil d'administration a besoin de quelque chose de plus formel et documenté.

Adaptez toujours le ton et le niveau de détail aux personnes pour lesquelles vous écrivez.

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Étape 4 : Rédiger le résumé

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La structure est importante. Voici un ordre fiable :

Commencez par un court paragraphe qui récapitule l'objectif et le ton de la réunion
Dressez la liste des principales conclusions ou décisions
Ajoutez une section avec les actions assignées, qui en est responsable et les dates d'échéance
Notez le prochain point de contrôle ou le prochain produit à livrer.

Faites en sorte que la réunion soit courte. Si quelqu'un a manqué la réunion, il doit pouvoir la rattraper en moins de deux minutes.

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Étape 5 : Partager rapidement

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Envoyez le résumé pendant que tout est encore frais, idéalement dans l'heure ou les deux heures qui suivent
N'attendez pas le lendemain. Les gens oublient vite, et un suivi rapide favorise la responsabilisation.

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Modèle de résumé de réunion

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Voici un modèle simple que vous pouvez adapter dans Google Docs, Notion, email ou gojiberry.

Titre de la réunion
Date / Heure
Participants

Résumé de la réunion
Bref résumé du contenu de la réunion

Principaux points à retenir
Décision 1 ou aperçu
Décision 2 ou aperçu
Point de discussion important

Actions à entreprendre
Tâche 1 - Attribuée à NOM - Date d'échéance
Tâche 2 - Attribuée à NOM - Date d'échéance

Prochaine étape
Date ou heure du prochain contrôle ou de la prochaine livraison

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Comment envoyer un résumé de réunion par courriel

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Votre courriel doit être facile à lire et aller droit au but.

Exemple : Récapitulation formelle

Objet : Résumé de la réunion - Coup d'envoi pour les clients (24 avril)

Salut l'équipe
Voici un résumé rapide du coup d'envoi d'aujourd'hui avec ACME Inc.

Le calendrier du projet est confirmé : Lancement d'ici le 10 juin
Budget fixé à 35 000 $
ACME fournira les actifs de la marque d'ici le 1er mai

Prochaines étapes
Julie rédigera le plan du projet d'ici le 28 avril
Leo enverra les documents d'accueil
Max programmera la revue de conception pour la semaine prochaine.

Faites-moi savoir s'il manque quelque chose
- Romàn

Exemple : Récapitulation interne informelle

Sujet : Notes de synchronisation rapide

Salut à tous
Bon appel aujourd'hui
Nous avons reçu le feu vert pour la campagne du troisième trimestre, axée sur le contenu vidéo
Jules s'occupe de la première version
Je vous ferai part de mes commentaires d'ici vendredi
Nous nous regrouperons mardi.

Merci
- Max

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Meilleures pratiques pour rédiger des résumés de réunion qui ne sont pas nuls

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Rédiger des résumés n'est pas difficile, mais il faut de l'intention pour bien le faire

Restez centré sur les résultats. Ne rejouez pas la réunion, mettez simplement en évidence ce qui a changé ou ce qui va suivre.
Utilisez des espaces et des tirets pour faciliter la lecture.
Soyez précis. Un "suivi prochain" n'est pas un point d'action. "Envoyer le budget du deuxième trimestre à Ana d'ici vendredi" l'est
Adaptez le ton. Pour les clients ou les cadres, restez poli. Pour les équipes internes, restez décontracté mais clair.
Ne tardez pas. La valeur s'estompe au fur et à mesure que vous attendez pour partager.

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Comment gojiberry vous aide à résumer automatiquement les réunions

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Si vous voulez arrêter d'écrire des résumés manuellement, gojiberry est là pour vous aider.

Il se joint automatiquement à vos réunions, même si vous êtes en retard
Il enregistre et transcrit chaque conversation
Il génère des résumés structurés et exploitables avec des tâches assignées
Il synchronise ces résumés directement avec votre CRM, Notion ou Slack
Il vous permet de revoir les moments clés sans avoir à réécouter quoi que ce soit

Plus de notes griffonnées. Plus d'oubli de ce qui a été dit. Plus de chaos dans les suivis

Il s'agit simplement de résumés clairs et précis, rédigés sur votre ton et partagés instantanément.

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Commencez dès aujourd'hui à rédiger des résumés plus intelligents

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Que vous meniez un appel commercial, gériez un projet de synchronisation ou fassiez le point sur une réunion de direction, l'habitude d'envoyer des résumés vous donnera l'air organisé et digne de confiance

Vous ne perdrez plus de décisions importantes
Votre équipe saura exactement ce qu'il faut faire ensuite
Vos clients vous feront davantage confiance
Vos projets avanceront plus rapidement

Vous pouvez utiliser la structure ci-dessus et rédiger des résumés manuellement
Ou laisser gojiberry le faire pour vous en temps réel
Le résumé de votre prochaine réunion pourrait bien être le meilleur que vous ayez jamais fait.

Allons-y

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